日頃、メールは何を使用していますか。
最近ではAIによる返信のサポートがラクということで、GmailやOutlookを使用することが増えたという方もいらっしゃいます。
このAIによる返信のサポートについて、Gmailの「Help me write」を例にご説明します。
「メールの返信だけで時間が削られる」「文章作成が苦手」という方に役立てていただけます。
Gmailの「Help me write」とは
Gmailの「Help me write」とは、Gmailの返信時に利用できるAIサポートのことです。
以下のプランに加入中なら利用できます。
【ビジネス】
・Google Workspace Business
・Google Workspace Enterprise
・Google AI Pro for Education
【個人】
・Google AI Plus
・Google AI Pro
・Google AI Ultra
Gmailの「Help me write」を使ってみる
返信したいメールを開いたら、「返信」をクリックします。
画面下に鉛筆マークが出ています。
これをクリックすると、以下のようにテキスト入力できるスペースが現れます。
ここに、以下のような文章で明確に指示を与えます。
カジュアルな文体で返信をしたい。先方との関係が深いことから、懇親会参加ではなくサポート役として入りたい旨伝えたい。9月10日締め切り後参加者が明確になってからどんな役をすればよいか指示が欲しいことを伝えたい。
指示を与えるテキストが間違いなく入力されたら、テキストボックス右下の「↑」をクリックしましょう。
すると、画像のような文章が現れます。
指示通りカジュアルな雰囲気でありながら、いつ何をしたいかを明確に伝える文章ができました。
ただ、これが「もう少し伝えたいことがある」「カジュアルすぎる」といった場合は、文章の追加や修正を行ってください。
再度読み直して問題がなければ、メールの送信ボタンを押しましょう。
また別の指示を試したい場合は、
返信画面の右下にあるゴミ箱アイコンを押して下書きを削除し、再度テキストボックスに指示を出し直します。
部分的な修正でよい場合は、その部分を書き直してください。
Gmailの「Help me write」を使う上での注意点
Gmailの「Help me write」を使う上での注意点は3つあります。
1.丁寧に読み返す
Gmailの「Help me write」はとても便利な機能です。
ですが、やはりAIは私たちの気持ちをくむまでに至っていません。
伝えたいことが正しいニュアンスで記されているか、きちんと確認しましょう。
修正が必要な部分には修正を加えましょう。
AIは万能ではありません。
2.機密情報の場合は利用しない
社内の機密情報（個人情報を含む）に関しては、「Help me write」を使用しないようにしましょう。
AIに使用した情報が学習に使われることは広く知られています。
思わぬ形で情報漏洩しないよう、AIには大事な情報に触れさせないようにしましょう。
3.必要なことは適宜メモする
あまりに簡単でどんどんメールの処理ができるからといって、どんな内容で返信したのかを忘れてしまっては大変です。
必要なことはメモしておきましょう。
「Help me write」はあくまで文章作成のサポート役であり、あなたの秘書ではありません。
大事なスケジュールなど、忘れてはならないことは記録しておくと安心です。
まとめ
「AIを利用する」を業務に活用すると聞くと、高いハードルを感じてしまうかもしれません。
また、使いこなすまでの時間のロスを気にされる方もいらっしゃるかもしれません。
今回の記事では、Gmailの返信用AIである「Help me write」の使い方をお伝えしました。
文章を書くのが苦手、メール返信に多くの時間を割いている―。
そのような方にとって、簡単な指示で文章を自動作成してくれる仕組みは力強いサポート役なのではないでしょうか。
AI活用の第一歩として活用してみてください。
業務効率アップに役立ってくれるはずです。
